受信トレイにメールを溜めないたった3つのテクニック|高速メール処理術①


はじめに

今年4月に新卒でリンクバルに入社した水野と申します。
ビジネスマンなら毎日たくさん来るメールの処理のノウハウを、数回に渡ってご紹介していきます。

便利な機能はあるけど、使いこなせないことって多いですよね。少し使いこなせるようになるだけで、メール処理速度が劇的に変わりますよ。

メール処理術の第一回目は、受信トレイにメールを溜めない方法です。受信トレイがスッキリしていれば、気分もスッキリして返信も早くなりますよ。そして、返信が早いと相手から信頼されたり仕事ができるやつと思ってもらえます。受信トレイにメールを溜めずに、メール処理を早くしましょう!

※この記事ではGmailを用いて説明していますが、Gmail固有の機能以外は他のメールサービスやメールソフトを使っていてもほとんど同じです。

目次

メール地獄から脱出するためには

一番大切なことは、受信トレイにメールを溜めないことです。

受信トレイに大量のメールがあると何がなんだか分からないし、個人的に仕事のモチベーションが下がります。

そして、メールを溜めない方法は、以下の3点を実行するだけです。

  1. メールを見たらすぐにアーカイブ
  2. アーカイブしなかったらすぐラベルで整理
  3. 受信にすぐ気づく設定をする

この3つだけで、受信トレイが溜まらず常にスッキリし、メール処理が劇的に向上します。

1. メールを見たらすぐにアーカイブ

これが今回一番伝えたいことです。「また見るかもしれないから…」なんて思わずに、すぐにアーカイブしてください。

「アーカイブ?」という方に簡単に説明すると、ひとまず受信トレイからは無くすことです。例えると、リビングに散らかっているものを押入れに突っ込むイメージ。

受信トレイから無くなると、「アレ?無い」とびっくりするかもしれませんが、ちゃんと押入れに入っているから大丈夫です。

下の赤枠を押せばアーカイブ完了です。

アーカイブボタンを押すと、ゴミ箱には行かず、「すべてのメール」という場所に置かれます。検索すればまた出てくるので安心してください。

水野のアーカイブテク

削除ではなくアーカイブするのは、証拠を残しておくためと僕は考えています。なにかあったとき、「メールしか証拠がないのにそのメールはもう消しちゃった」となると、困りますよね。

一方で、削除すべきメールも結構あると考えています。僕の場合、GitHubのメールやBacklogのメール、ML(メーリングリスト)に登録されているけど自分には全く関係ないメールは削除します。

判断基準は「他で確認できる or 自分には全く関係ない」ですね。

正直、メールの9割は二度と見ません!迷ったら即アーカイブです!
また見るかもしれない残り1割のメールは、次のラベルを使って管理しましょう。

2. ラベルでメールを整理

何度も見るメールは、わかりやすいようにラベルで分類ごとに整理しておきましょう。

「ラベル?」という方に簡単に説明すると、下の画像の赤枠です。メールをカテゴリーごとに仕分けしておくフォルダのようなものですね。フォルダと違うところは、一つのメールが複数の場所に存在できる(複数のラベルを付けられる)ことです。

水野のラベル管理

 

例えばですが、こんな分類ができます。

  • 上司
  • 自分の関わっている開発
  • 業務日報
  • 業務外

ラベルはサイドバーの「新しいラベルを作成」から簡単に作ることができます。設定では作成や表示位置の指定も可能です。

ラベル作成

 

作成したラベルに該当するメールは、赤枠のボタンからラベルを付けましょう。

ラベルを付ける

 

ここで忘れてはいけないのが、ラベルを付けたらアーカイブ = 受信トレイというラベルを外すことです。これをしないといつまでも受信トレイに残ってしまいます。

アーカイブボタンだけでなく、ラベルの右にある×を押すことでも簡単にアーカイブできますよ。

ラベルを外す

水野のラベルテク

僕はこんな風に分けています。

  • 自分が参加しているプロジェクト
  • アカウント登録時のメール
  • また読みたいメール
  • マニュアル的なメール
  • 業務日報
  • 自分の業務日報

GitHubやBacklogといった各サービスのメールはどうせ一度しか見ないので、ラベル管理はしていません。見たら即削除します。

3. 受信にすぐ気づく設定をする

溜まる前に処理をする
つまり、メールが来たらすぐに見れる事がベスト
です。

受信トレイにメールが溜まるとモチベーション下がりませんか?
反対に、すぐ処理をしていくうちに、処理するのがちょっと快感になってきます笑

簡単にすぐ気づくようになる2つの方法があります。

通知が来るようにする

これを設定しておくと、メール受信したときに通知が来るようになり、クリックすればすぐに開けます。

▼イメージはこんな感じ

デスクトップ通知が来た画面

 

【やり方】
デスクトップ通知をオンにします。
右上の歯車マーク > 設定 > 全般 > デスクトップ通知 > メール通知(新規メール)ON で設定できます。

デスクトップ通知設定

※ブラウザの通知設定がオフになっていたり、ブラウザがGmailからの通知を許可していなかったら通知は来ません。注意してください。

タブに未読メッセージ数を表示する

これを設定しておくと、Gmailを開いてるタブに受信トレイの未読メッセージ数が表示されます。
すぐ気づけますし、大量に溜まる前に処理しよう! という気持ちになりますよ。

▼イメージはこんな感じ

タブの未読メッセージアイコン

 

【やり方】
未読メッセージアイコンをオンにします。
右上の歯車マーク > 設定 > Labs > 未読メッセージアイコン > 有効にする で設定できます。

未読メッセージアイコンの設定

 

受信トレイに10000件あろうが1分以内に片付ける方法

時すでに遅しって感じで困っている方、まずは全てを水に流しましょう。

左上のチェックボックスでメールを全てチェックして、一気にアーカイブしてください。チェックされたメールすべてに、アーカイブやラベル付けといった動作が適用されます。

どうせもう見ないので思い切ってやっちゃってください!

チェック

 

メールが結構な数溜まっている方は 右上の歯車マーク > 設定 > 全般 > 表示件数 > 有効にする で1ページの表示数を増やしてからチェックしていきましょう。

1ページの表示数設定

 

結構どころかとんでもない数溜まっている方は、以下の方法を使ってスッキリした受信トレイを一瞬で取り戻しましょう。

  1. 検索窓に「in:inbox」と入力して受信トレイを検索
  2. 検索結果画面でチェックボックスを押す
  3. 「この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択する」を押す
  4. アーカイブする

受信トレイのメールをすべてチェック

この方法は、何万件あろうが一気にアーカイブできてしまうので、気をつけてくださいね。

その他メール処理を高速にするテクニック

今回の3つの方法以外にも、メール処理を早くするテクニックはたくさんあります。

  • スター
  • フィルタ
  • ショートカット
  • Labs

これらは今後ご紹介していく予定なので、乞うご期待ください!

まとめ

受信トレイにメールを溜めない3つのテクニック

  1. メールを見たらすぐにアーカイブ
  2. アーカイブしなかったらすぐラベルで整理
  3. 受信にすぐ気づく設定をする

この3つを行うだけで、受信トレイが溜まらず常にスッキリします。

多くのメールが溜まっている皆さん、今日でおさらばしてスッキリした受信トレイにしましょう!

おわりに

リンクバルでは メール処理に時間を使わないエンジニアを積極募集中 です。興味のある方のご応募お待ちしております!