フィルタで楽々自動処理|高速メール処理術②

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はじめに

最近出会いを求めすぎて 弊社のマッチングサービスのヘビーユーザーとなっている 水野です。

複数回でお届けするメール処理術の第二回目はフィルタについてです。迷惑メールのフィルタじゃありませんよ。自動振り分けのフィルタです。フィルタを有効活用して、メールの自動ラベル付けや鬱陶しいメールの自動アーカイブを実現しましょう!

ちなみに、第一回目は 受信トレイにメールを溜めないたった3つのテクニック です。とてもブログっぽいタイトルですが、内容は僕が保証します。

※この記事ではGmailを用いて説明していますが、Gmail固有の機能以外は他のメールサービスやメールソフトを使っていてもほとんど同じです。

目次

まだ手作業で消耗しているの?

「毎日送られる全く読まないメールを既読にしてアーカイブする」

こんな無駄な作業をあなたはしていませんか? どうにかしたいと思っていませんか?

大丈夫です、どうにかできます!

毎日毎日同じ単純作業をするのはとっっってもめんどうですよね。というか時間の無駄です!

こういっためんどうな作業こそ機械に任せるべき分野です。簡単に任せられることとそうでないことがありますが、メール処理なんかは簡単に任せられることなので、コンピュータにガンガン任せましょう!

この記事のゴール

この記事では、めんどうな作業をフィルタで自動処理できるようになることを目指します。ここでいう作業とは、アーカイブやラベル付けです。

※アーカイブやラベルが分からない人は前回の記事をご覧ください。

以下の画像は僕の「定期的に来るメールけどまず見ないメール」用のラベルです。

水野のフィルタ結果

このラベルにある108通のメールは全てフィルタで勝手に 既読→ラベル付け→アーカイブ されてこの状態になっています。いちいち「受信トレイで開いて既読にしてラベル付けてアーカイブ」なんてことはしていません。

めんどうな作業を生む典型的なメールが「定期的に来るけどまず見ないメール」です。例えばこんな場合。

  1. 会社で使っているサービスからお知らせメールが毎朝来る
  2. 基本同じ内容だからいつも読まない
  3. でも無効にはできないし見たい時があるから削除もできない
  4. しかたなく毎日既読にしてラベル付けて即アーカイブ

こんな時、このお知らせメールが来たら勝手に 既読 → アーカイブ とされたら快適ですよね。このように、勝手に処理される仕組みがフィルタです。

メールにおけるフィルタとは

フィルタはメールの自動処理です。ルールを作成し、その通りにメールを自動で処理します。

【自動処理の下手な例え】

BMIと肥満度判定
身長と体重からBMIが計算され、BMIから低体重、普通、肥満(4段階)と自動で判定される
身長:160cm 体重:50kgのとき、BMI:21.48 判定:普通体重 と自動で結果が出る
与えるもの(条件)によって出る結果(処理)があらかじめ決まっている

メールのフィルタもこんな感じです(無理やり)。

身長、体重:メールの差出人や宛先、件名など
BMI、肥満度判定:アーカイブや既読にする、ラベルを付けるなど

はい、上手く説明できませんでした。雰囲気を掴んでください。

フィルタの例

メールで自動化する作業の例を挙げると以下のようなものがあります。

  • 一切興味ないけど購読特典があるメルマガを自動で 既読 → 削除
  • 毎週月曜に来て毎週同じ返信をするメールに対して自動で 既読 → アーカイブ → 返信定型文で返信
  • 上司からのメールに 「上司」ラベルと重要マークを付ける
  • 気になっている人からのメールに自動でスターを付ける

フィルタの作成

それではフィルタを作成してみます。

サンプルとして、以下の2つのフィルタを例にご紹介いたします。

  1. 自分の日報:ラベル付け
  2. 特定のサービスからのレポートメール:ラベル付け、既読、アーカイブ

フィルタサンプル1:自分の日報

ではまず、自分が提出した業務日報に自動でラベルを付けるフィルタを作成したいと思います。

僕は自分の日報を見たくなるときが結構な頻度であるため、「水野日報」という自分の日報用のラベルを作りました。しかし、毎日自分の日報にラベルを付けるのは面倒極まりないので、フィルタを使って自動でラベルを付けます。

フィルタ作成の流れ

  1. 条件を決める
  2. 処理内容を決める

これだけです。

それでは説明していきます。

条件を決める

検索窓右にある▼ を押して表示される詳細検索画面で作成します。

検索窓右の▼でフィルタを作成する

 

右上の歯車マーク > 設定 > フィルタとブロック中のアドレス で表示されるフィルタの設定画面で 新しいフィルタを作成検索結果ページ → その他 → フィルタを作成 でも作成できます。

設定からフィルタを作成

 

詳細検索画面で、そのフィルタに必要な項目に情報を入力しましょう。ほとんどの場合は、From, To, 件名だけで事足ります。

  • From:差出人
  • To:宛先
  • 件名
  • 含む:本文に含む
  • 含まない:本文に含まない
  • 添付ファイルあり
  • チャットは除外する
  • サイズ:メールのサイズ(文字数やスタイル、添付ファイル)

「含む」「含まない」だけパッと見でなにか分からないと思われます。これは入力された文字が本文に含むかどうかです。

件名も一致ではなく含んでいるかどうかなので、「日報」と入力すれば「業務日報」という件名もフィルタの対象に含まれます。

今回は自分の日報を集めるフィルタなので以下のように入力します。

From:自分のメールアドレス
To:日報提出用のメールアドレス(上司やML)
件名:「日報」など日報で決まっている件名の一部

件名のフォーマットが決まっていなければ、「含む」に日報にだけ毎回書いている文章の一部を入力しましょう。

 

フィルタの条件

 

この条件が正しいか不安な方は左下の虫眼鏡マークを押してみましょう。

この画像のように、入力された条件で検索してくれます。フィルタしたいメールが表示されれば条件は正しいです。今回は適当なアドレスを入力したのでなにも結果に出ていませんが、検索結果が正しければ▼を押して次に進みましょう。

フィルタの条件で検索

 

処理内容を決める

条件を決めたら、その条件に合致したメールへの処理内容を決めます。

右下の「この検索条件でフィルタを作成」を押します。

フィルタを作成する

 

するとどのような処理を行うか設定する画面になります。

今回は自分が送信したメールなので、「ラベルを付ける」だけにチェックをして該当ラベルを選択します。もしまだラベルを作成していなくても、この画面のラベル選択リストに「新しいラベル…」という選択肢があり、新しいラベルを作成できるのでご安心ください。

フィルタの処理内容

 

最後に「フィルタを作成」を押したら完了です!

ちなみに、右にある「x件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れておくと、すでにあるメールも一括で処理されるます。後からちまちまやるのも面倒なので、ぜひチェックを入れておきましょう。

フィルタを作成

 

以上でフィルタは作成され、今後は自分が送信した日報に自動でラベルが付くようになります。

フィルタサンプル2:使用サービスからのレポートメール

弊社ではプロジェクト管理にBacklog、パフォーマンス監視にNew Relicを利用しています。

どちらのサービスも週に1回レポートメールが来ます。僕は既読にするだけで内容は見ずにアーカイブすることが多いです。しかし見たくなるときもあるので、「ツール」というラベルを付けてすぐに見られるようにしています。

この2つのサービスのレポートメールを自動で 既読、ラベル付け、アーカイブ されるようにします。

条件を決める

日報と同じようにフィルタ作成画面まで進んでください。

まずBacklog用のフィルタを作成するので、以下を入力します。

From:no-reply@backlog.jp
To:自分のメールアドレス
件名:今週のBacklogマイレポート

※件名を入力するだけでBacklogのレポートメール以外がこのフィルタに該当することはないでしょうが、FromとToも入力しておいた方が盤石です。

フィルタの条件

 

入力を終えたら「この検索条件でフィルタを作成」を押して次に進んでください。

処理内容を決める

既読、ラベル付け、アーカイブを行うので、

「受信トレイをスキップする(アーカイブする)」「既読にする」「ラベルを付ける」にチェックをします。

あとは「x件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れて「フィルタを作成」を押したら完了です。簡単ですね!

フィルタの処理内容

 

New Relicの場合は条件のFromと件名をNew Relicのレポートのものにするだけで、後はBacklogと全く同じ内容でOKです。

 

たったこれだけの作業をしてフィルタを作成しておくだけで、これからは条件を満たすメールは自動で処理内容通りに処理されます。非常に快適です!

本当に快適なので、この記事を読まれた方は、ぜひ定期的に行っている作業をフィルタで自動化してみてください。

まとめ

【フィルタとは】
メールを自動処理するもの

【フィルタの作成方法】
1. 条件を決める
2. 処理内容を決める

条件と処理の組み合わせ次第で、フィルタは様々なメールに様々な処理を自動化することが可能です。

おわりに

リンクバルでは めんどうな作業を積極的に自動化するエンジニアを募集中 です。興味のある方のご応募お待ちしております!