ショートカットで高速処理|高速メール処理術③


はじめに

社内ではメールを使わずにSlackだけでやり取りしたい水野です。

複数回でお届けするメール処理術の第三回目はキーボードショートカットです。

あなたはメールの本文や件名作成以外の操作にマウスを使っていませんか?
PC操作はショートカットを使いこなせているかどうかで作業効率にとてつもなく差が出ます。
メールもPCで行なう作業の一つ、しかも業務では割と使うものです。

割と使うメールでショートカットを使わないのはひじょーーーに非効率なので、基本的なショートカットを覚えてメール処理を効率化しましょう!

ちなみに、第一回目は 受信トレイにメールを溜めないたった3つのテクニック です。とてもブログっぽいタイトルですが、内容は僕が保証します。
第二回目は フィルタで楽々自動処理 です。良い内容です。多分。

※この記事ではWeb上のGmailを前提に説明しています。他のメールサービスやメールソフトの場合はショートカットキーを適宜読み替えてください。

目次

まだ手作業で消耗しているの?

メールを開いてアーカイブボタンまでカーソルを移動してクリックして次のメールまでカーソルを移動してクリックして返信ボタンまでカーソルを…

こんな無駄な作業をあなたはしていませんか? はっきり言いますが超非効率です

後ほど紹介しますがアーカイブは E を押せば終わりです。次のメールを開くのは K を押すかLabsの「自動表示」を有効にして「次にスレッドに移動する」に設定するだけです。
といより、この一連の動作は ] を押すだけで終わります。

ショートカットを覚えると

マウスよりキーボードを使うようになります

メールに限りませんが、主要なショートカットを覚えたら真面目にマウスはあまり使わなくなります。キーボードだけの操作の方が早いですからね。

今ショートカットをあまり知らずにマウスばかり使っている人は、恐らく「嘘でしょ」と思われるでしょう。本当です

これから紹介する厳選ショートカットだけでも覚えたら世界が変わります

ショートカットを有効にする

Gmailでショートカットを使うには設定で有効にする必要があります。

有効にする手順

  1. 右上にある歯車アイコン]をクリック
  2. [設定] をクリック
  3. [キーボード ショートカット ON] を選択
  4. ページ下部にある [変更を保存] をクリック

設定からキーボードショートカットを有効にする

厳選キーボードショートカット

僕が厳選したGmailのショートカットをご紹介します。全部覚えようと思ったら逆に覚えられないので、効果が高いものから覚えましょう。

ショートカット一覧はGoogleのヘルプに載っています。

そもそもMacを使っている方は、こんな記事読まなくてもショートカットを使いこなしているはずです!

これだけ覚えれば、明日からあなたのメール処理は効率化すること間違いなし!
※ハングアウトとアプリケーションは僕はほとんど使わないので載せていません

作成とチャット

「送信」は本文入力後に手をキーボードから動かさずそのまま送れるため必須です。

操作 ショートカットキー 説明
開いているスレッド内の前のメールに移動 p 2通以上やり取りしているメールを開いている場合です
開いているスレッド内の次のメールに移動 n 同上
送信 Ctrl+Enter
リンクを挿入 Ctrl+k 文章をリンクにできます

書式設定

Officeやエディタなど他のソフトと同じショートカットが多いです。

僕は基本的にプレーンテキストでしか送らないため、ほとんど使いません。

操作 ショートカットキー 説明
文字サイズを縮小 Ctrl+Shift+- フォントサイズです
文字サイズを拡大 Ctrl+Shift++(Shift+;) 同上
太字 Ctrl+b
下線 Ctrl+u
番号付きリスト Ctrl+Shift+7 1. 2. 3. です
箇条書き Ctrl+Shift+8 ・です
引用符 Ctrl+Shift+9 | です

操作

必須ショートカットが多いです。

操作 ショートカットキー 説明
スレッドを選択 x チェックボックスにチェックです
スターを付ける、外す s
アーカイブ e
削除 #(Shift+3)
返信 r [送信]ではなく返信メールを作成します
新しいウィンドウで返信 Shift+r 右下に返信ウィンドウが出てきます
全員に返信 a 返信元メールのTo, Ccが返信メールに含まれます
新しいウィンドウで全員に返信 Shift+a 右下の返信ウィンドウで同上
スレッドをアーカイブして前に移動 [ メールリストの前のメールを開きます
スレッドをアーカイブして次に移動 ] メールリストの次のメールを開きます
直前の操作を取消 z アンドゥです
スレッド全体を展開する ;
スレッド全体を折りたたむ :

移動1

ショートカットは「送信済み」を除いて全て単語の頭文字ですね。

操作 ショートカットキー 単語
[受信トレイ] に移動 g+i Inbox
スター付きのスレッドに移動 g+s Star
[送信済みメール] に移動 g+t sen”t”
[下書き] に移動 g+d Draft
[すべてのメール] に移動 g+a All
[連絡先] に移動 g+c Contact
[ラベル] に移動 g+l Label

スレッドリストの選択

「*」は「Sjift+:」です

操作 ショートカットキー 説明
スレッドの全選択を解除 *+a チェックボックスのチェック解除です
未読スレッドを選択 *+u

移動2

操作 ショートカットキー 説明
スレッドリストに戻る u [受信トレイ]や[スター付き]などメール一覧画面です
新しいスレッド k 次のメールです
古いスレッド j 前のメールです
o または Enter スレッドを開く メールを開きます

ついでに

メールだけでなくPCの基本ショートカットを覚えましょう。
コピーや貼り付けなどをマウスで操作するのは今すぐやめた方がいいです!

手前味噌ながら、Qiitaに投稿した僕の 【Windows&Mac】基本の必須キーボードショートカット集 をご覧ください。

まとめ

キーボードショートカットを覚えるとメール処理が爆速になります。

初めは、特に効果が高いものだけ覚えましょう。

おわりに

リンクバルでは ショートカットをガンガン覚えて業務をゴリゴリ効率化するエンジニアを募集中 です。興味のある方のご応募お待ちしております!