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ショートカットで高速処理|高速メール処理術③


はじめに

社内ではメールを使わずにSlackだけでやり取りしたい水野です。

複数回でお届けするメール処理術の第三回目はキーボードショートカットです。

あなたはメールの本文や件名作成以外の操作にマウスを使っていませんか?
PC操作はショートカットを使いこなせているかどうかで作業効率にとてつもなく差が出ます。
メールもPCで行なう作業の一つ、しかも業務では割と使うものです。

割と使うメールでショートカットを使わないのはひじょーーーに非効率なので、基本的なショートカットを覚えてメール処理を効率化しましょう!

ちなみに、第一回目は 受信トレイにメールを溜めないたった3つのテクニック です。とてもブログっぽいタイトルですが、内容は僕が保証します。
第二回目は フィルタで楽々自動処理 です。良い内容です。多分。

※この記事ではWeb上のGmailを前提に説明しています。他のメールサービスやメールソフトの場合はショートカットキーを適宜読み替えてください。

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フィルタで楽々自動処理|高速メール処理術②

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はじめに

最近出会いを求めすぎて 弊社のマッチングサービスのヘビーユーザーとなっている 水野です。

複数回でお届けするメール処理術の第二回目はフィルタについてです。迷惑メールのフィルタじゃありませんよ。自動振り分けのフィルタです。フィルタを有効活用して、メールの自動ラベル付けや鬱陶しいメールの自動アーカイブを実現しましょう!

ちなみに、第一回目は 受信トレイにメールを溜めないたった3つのテクニック です。とてもブログっぽいタイトルですが、内容は僕が保証します。

※この記事ではGmailを用いて説明していますが、Gmail固有の機能以外は他のメールサービスやメールソフトを使っていてもほとんど同じです。

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受信トレイにメールを溜めないたった3つのテクニック|高速メール処理術①


はじめに

今年4月に新卒でリンクバルに入社した水野と申します。
ビジネスマンなら毎日たくさん来るメールの処理のノウハウを、数回に渡ってご紹介していきます。

便利な機能はあるけど、使いこなせないことって多いですよね。少し使いこなせるようになるだけで、メール処理速度が劇的に変わりますよ。

メール処理術の第一回目は、受信トレイにメールを溜めない方法です。受信トレイがスッキリしていれば、気分もスッキリして返信も早くなりますよ。そして、返信が早いと相手から信頼されたり仕事ができるやつと思ってもらえます。受信トレイにメールを溜めずに、メール処理を早くしましょう!

※この記事ではGmailを用いて説明していますが、Gmail固有の機能以外は他のメールサービスやメールソフトを使っていてもほとんど同じです。

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カスタマーサポートツール「HelpScout」を使ってみた


HelpScoutの導入

つい先日、社内のプロジェクトでサイトをローンチした際に、社内全体からたくさんの問い合わせを受けることがありました。

その時に導入したのが「HelpScout」というカスタマーサポートツールです。
https://www.helpscout.net/

2週間くらい無料で使えたので試しに試験導入しました。

良かったところ

このツールは、特定のメールアドレス宛にメールを送るとHelpScout上で問い合わせの管理を行うことができます。
今までこう言ったツールは使ったことがなかったのですが、実際に使ってみると、問い合わせがメールに埋もれることなく管理することができました。

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各問い合わせに対して優先度付けをしたラベル(low、high、doing等)を貼ることで、状態管理も見やすいことも利点だったと思います。

気になったところ

やや使いづらいところとしては、メーラー上でメールを返信するとHelpScout上に新しい問い合わせとして起票されてしまうことや、HelpScout上で返信したメールをメーラーで見ると返信したメールが見れなかったところだったと思います。

ステータスを「Close」にした問い合わせの返信があった場合、「Open」に自動で変更される機能も面白かったと思いました。
例を上げると、「ありがとうございました。」というメールが来ると新しい問い合わせとして再Openします。

おわりに

簡単に導入することが出来る、使い勝手も良く、現在も使っているHelpScoutのご紹介でした。
カスタマーサポートツールを使ったことのない方や、少し使ってみようと思われた方は、導入も簡単ですので一度使ってみるのも良いかも知れません。

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